À propos de Habitations L’Escalier
Habitations l’Escalier de Montréal accompagne les jeunes adultes en difficulté ou à risque d’itinérance vers une plus grande autonomie grâce à des services d’hébergement, d’insertion socioprofessionnelle et d’accompagnement personnalisé. Notre équipe est engagée, innovante et profondément mobilisée autour de la réussite des jeunes.
Nous cherchons un(e) allié(e) administratif(ve) pour soutenir la direction et assurer le bon fonctionnement des activités administratives de l’organisation.
Détails des responsabilités
Administration générale
- Assurer le suivi des dossiers administratifs de l’organisation.
- Préparer, réviser et mettre en forme divers documents administratifs.
- Gérer les archives physiques et numériques.
- Rédiger et assurer le suivi des correspondances.
- Soutenir la direction dans la préparation de réunions et de documents décisionnels.
Gestion des fournisseurs et achats
- Effectuer les demandes de soumissions.
- Assurer les communications avec les fournisseurs.
- Produire les bons de commande et effectuer les suivis administratifs.
- Maintenir à jour les listes de fournisseurs et les contrats.
Soutien aux bailleurs de fonds
- Participer à la préparation et à l’envoi des documents requis aux bailleurs de fonds.
- Assurer la collecte et l’organisation des pièces justificatives.
- Collaborer à la préparation des redditions de comptes et rapports administratifs.
Coordination d’événements
- Planifier et coordonner les événements de l’organisation, tel que l’Assemblée générale annuelle et la Méga-Vente.
- Assurer la logistique des activités spéciales, conférences et rencontres partenaires.
- Participer activement à la préparation et à la réalisation des célébrations du 40e anniversaire de l’organisation.
Gouvernance et assemblées
- Coordonner l’organisation de l’Assemblée générale annuelle (AGA).
- Préparer les convocations, inscriptions et documents de séance.
- Assurer la logistique des rencontres du conseil d’administration et des comités.
- Produire les procès-verbaux ou soutenir leur préparation.
Soutien opérationnel
- Accueillir visiteurs, partenaires et fournisseurs.
- Gérer certaines réservations de salles, équipements et déplacements.
- Accomplir toute autre tâche administrative connexe contribuant au bon fonctionnement de l’organisation.
- Toutes autres tâches connexes en lien avec le poste.
Profil recherché
- Formation et expérience DEP, AEC ou DEC en administration, bureautique ou domaine connexe.
- Minimum de 2 ans d’expérience dans un poste similaire.
- Expérience en milieu communautaire.
- Excellentes capacités rédactionnelles : Une maîtrise impeccable du français pour rédiger des documents clairs, professionnels et sans fautes.
- Excellente capacité d’organisation et de planification.
- Grande rigueur dans le suivi des dossiers.
- Capacité à gérer plusieurs échéanciers simultanément.
- Maitrise de la suite Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, Teams.
- Qualités personnelles recherchées : professionnalisme et discrétion, esprit de collaboration, souci du service à la clientèle, dynamisme et attitude positive.
Conditions et avantages
- Poste permanent, temps plein (35h/semaine), de jour
- Salaire annuel de 40 000$
- Santé et avenir : Assurances collectives complètes (payées à 80 % par l’employeur) après 9 mois et accès à un REER collectif après 12 mois.
- Milieu de travail humain et engagé
- Possibilité de contribuer à des projets structurants ayant un impact concret sur la vie des jeunes
- Participation à l’organisation du 40e anniversaire d’une organisation reconnue dans son milieu.
- Climat de travail : Une ambiance bienveillante et respectueuse où chaque membre de l’équipe est soutenu dans son quotidien
POUR POSTULER : Envoyez votre CV et lettre de présentation au plus tard le 18 octobre 2026
